Ich freue mich, dass Sie sich für diese Stelle interessieren und die Leitung dieses motivierten Teams übernehmen möchten.

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• Strategische, operative und inhaltliche Leitung sowie personelle Führung des dreiköpfigen Teams des PhD Office, insbesondere die aktive Weiterentwicklung des Teams
• Vertretung der Gruppe in den Leitungsgremien des Prorektorats Studium & Lehre
• Konzeption, Planung und Umsetzung von strategischen Projekten zur Weiterentwicklung des PhD Office und der Doktoratsstrukturen (z.B. Digitalisierung von Prozessen)
• Analyse und Optimierung bestehender administrativer Abläufe zur Steigerung der Effizienz
• Leitung aller administrativen Schritte des Doktoratsstudiums, von der Zulassung bis zur Promotion
• Pflege und Aktualisierung von Statistiken und Berichten

• Höhere Berufsausbildung/Fachschule
• Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, idealerweise im Bereich Doktorat, Forschung oder Studienadministration
• Ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Kommunikationskompetenz, mündlich und schriftlich, in Deutsch und Englisch
• Zusätzliche Weiterbildung: Erfahrung in der Leitung eines Teams
• Berufserfahrung im Fachgebiet: 3 Jahre
• Spezielle Fachkenntnisse: Erfahrung in Innovationsprozessen und -methoden
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Affinität zur Digitalisierung
• Sonstiges: Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Für das PhD Office der Universität St. Gallen wird per 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung eine Leitungsperson (m/w/d) (80 %) mit Führungserfahrung gesucht.

Das PhD Office ist die Anlaufstelle für Doktoratsinteressierte und Doktorierende der Universität St.Gallen. Es begleitet die Doktoierenden von der Zulassung bis zum Abschluss in administrativen Belangen. Es koordiniert zudem die verschiedenen Doktoratsprogramme und ist auch Anlaufstelle für die Referent:innen.

Wir bieten eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und internationalen Hochschulumfeld. In einem motivierten und kollegialen Team werden Ihre Ideen und Ihr Einsatz wertgeschätzt. Die zunehmende Digitalisierung von Prozessen und Nutzung von KI verändern die Arbeitsweise in den nächsten Jahren grundlegend, weshalb sich der Bereich sehr dynamisch entwickeln wird.