Ich freue mich, dass Sie sich für diese Stelle interessieren und Teil dieses motivierten Teams werden möchten.

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• Umfassende und eigenverantwortliche Bearbeitung aller administrativen Schritte des Doktorats, von der Zulassung bis zur Promotion
• Korrespondenz und Kommunikation mit Doktorierenden, Professor:innen und internen Schnittstellen in Deutsch und Englisch
• Koordination und Zusammenarbeit mit den administrativen Leitungen der Doktoratsprogramme
• Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung von Projekten zur strategischen Weiterentwicklung des PhD Office und der Doktoratsstrukturen (z.B. Digitalisierung von Prozessen)
• Übernahme von Verantwortlichkeiten und Aufgabenpaketen in gegenseitiger Vertretung im Team

• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Kommunikationskompetenz, mündlich und schriftlich, in Deutsch und Englisch
• Berufserfahrung im Fachgebiet:
• Kenntnisse der Hochschulverwaltung, idealerweise im Bereich Doktorat, Forschung oder Studienadministration
• Vertrautheit mit den Abläufen und Strukturen im wissenschaftlichen Umfeld
• Spezielle IT-Kenntnisse:
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Affinität zur Digitalisierung
• Sonstiges:
• Proaktive, lösungsorientierte und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamfähigkeit

Für das PhD Office der Universität St. Gallen wird per 1. Mai 2026 oder nach
Vereinbarung eine engagierte, organisationsstarke und proaktive Persönlichkeit als Mitarbeiter:in zur Verstärkung unseres Teams gesucht. Die Stelle wird mit 50% ausgeschrieben, jedoch mit der Option der späteren Aufstockung auf 80% ab dem 1.1.2027.

Das PhD Office ist die Anlaufstelle für Doktoratsinteressierte und Doktorierende der Universität St.Gallen. Es begleitet die Doktoierenden von der Zulassung bis zum Abschluss in administrativen Belangen. Es koordiniert zudem die verschiedenen Doktoratsprogramme und ist auch Anlaufstelle für die Referent:innen.

Wir bieten eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem
dynamischen und internationalen Hochschulumfeld. In einem motivierten und
kollegialen Team werden Ihre Ideen und Ihr Einsatz wertgeschätzt. Die
zunehmende Digitalisierung von Prozessen und Nutzung von KI verändern die
Arbeitsweise in den nächsten Jahren grundlegend, weshalb sich der Bereich sehr
dynamisch entwickeln wird.